Description
Luce Forget, Université Grenoble Alpes
Mots clefs : dématérialisation, signature électronique, parapheur électronique, GED, cycle de vie, processus, archivage
Suite aux confinements de 2020, l’ensemble de l’ESR a dû s’adapter pour continuer son fonctionnement. Ce constat ne fait pas exception à l’UGA et la question de la dématérialisation des documents administratives s’est retrouvée plus présente. Devoir se passer du papier et par extension fiabiliser les documents dématérialisés a bouleversé nos pratiques. L’opportunité créée par le distanciel a mis en avant la nécessité de gérer plus globalement les documents administratifs de manière numérique. Voici donc une proposition de retour d’expérience sur ce sujet, en qualité d’archiviste de l’UGA puis cheffe de projet SI « dématérialisation des documents administratifs » depuis 5 ans.
La phase de préparation remonte à 2018 (et à l’obligation de signer numériquement les marchés publics). Nous avons réuni plusieurs acteurs : Directions des Systèmes d’Information, archiviste, utilisateurs pour discuter des sujets de dématérialisation, signatures numériques, besoins internes et cycle de vie. La volonté était de traiter en priorité les besoins de signature numérique internes et de se mettre d’accord sur les terminologies. Enfin chaque réflexion apportait son lot de problématiques et de questionnements plus poussés sur la légalité des signatures numériques, l’archivage ou la réponse adaptés aux demandes des usagers.
Nous proposons de faire un retour d’expérience sur les difficultés rencontrées et les facteurs de réussite tout en donnant aussi comme exemple deux processus à l’UGA : l’utilisation d’un parapheur électronique pour la gestion des documents internes nécessitant visa et signature ainsi que la dématérialisation des conventions de stage (signatures internes et externes). Ces deux grands processus marquent le début d’un ensemble de documents en passe de se dématérialiser.
