Description
Nina REIGNIER-TAYAR, Université Grenoble-Alpes
"La DGDSI (Direction Générale Déléguée au SI) de l’Université Grenoble Alpes (UGA) voit son rôle comme un centre de valeur métier qui soutient la transformation numérique et le schéma directeur de son établissement. Elle est également consciente de sa valeur ajoutée et son positionnement dans la gouvernance pour répondre aux enjeux de sécurité, disponibilité, accessibilité et
environnementales.
Malgré un souci de servir au mieux toutes les directions métier en termes de projets SI, la DGDSI se trouvait, peut être faute d’acclamer sa responsabilité, être juge et partie dans le choix des projets SI.
La DGDSI a, depuis 6 ans, déployé l’agilité dans la mise en place de ses projets de développement et de déploiement du SI. Cette méthodologie, qui consiste à créer incrémentalement des solutions en associant l’assistance à maitrise d’ouvrage, a eu beaucoup de succès puisque l’outil final répond complétement aux besoins spécifiés. Cette satisfaction a allongé la liste des demandes auprès des équipes SI et a amené la DGDSI à faire des choix sur la base premier arrivé premier servi.
En allouant des cycles de travail de 4-6 mois aux directions métier, la DGDSI arrivait, plus ou moins, à géré le flux des demandes et a organisé son travail, et le travail des métiers, avec une visibilité de 6 mois. Ces fenêtres sont devenues de plus en plus courtes afin de servir un maximum de direction métier. La création de l’EPE n’a fait qu’augmenter les demandes « toutes urgentes par définition ». La DGDSI a profité de l’arrivée d’une nouvelle équipe dirigeante pour proposer de déléguer le processus d’arbitrage à un comité stratégique composé de VP, directeurs de composantes et de la direction générale des services. Cette délégation « naturelle » a suscité une année de préparation pour introduire cette nouvelle instance dans la comitologie de la gouvernance : travailler sur les remontées des besoins en amont, accompagner les directions métier dans la définition de leurs besoins en termes de plusieurs indicateurs d’aide à la décision, calculer en interne de la DGDSI notre capacité annuelle à faire et définir la matrice visuelle qui permettra au comité d’avoir une vision globale des différentes demandes en les positionnant sur une matrice (enjeu x capacité à faire),...
Ma contribution a comme but de vous présenter tout le dispositif dont j’étais la cheffe d’orchestre en le définissant en amont (avec implication forte des équipes concernées) et en animant le premier comité d’arbitrage qui a eu lieu en avril 2023. Je vais ainsi vous présenter les étapes nécessaires pour réussir le processus de mise en place d’un comité d’arbitrage stratégique."
